Evenementenvergunning

Als u een evenement wilt organiseren, dan heeft u vaak een evenementenvergunning nodig. De evenementenvergunning vraagt u schriftelijk en in ieder geval 8 weken voor aanvang van het evenement aan. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met de evenementencoördinator  via 14 023. U moet elk evenement eerst melden in oktober van het jaar voorafgaand aan het jaar waarin u het evenement houdt. Lees meer onder: Aanmelden evenement regionale evenementenkalender.

Evenementenvergunning aanvragen U logt in met DigiD of eHerkenning

U vraagt een vergunning aan als uw evenement niet valt onder de voorwaarden voor het melden van een klein evenement. Een particuliere markt is geen evenement. Hiervoor moet u een particuliere marktvergunning aanvragen.

Bij het beoordelen van uw aanvraag evenementenvergunning let de gemeente op de volgende punten:

  • de ruimte en tijd die het evenement inneemt en de mogelijke inzet van hulpdiensten
  • het verwachte aantal bezoekers
  • effect op het woonleefklimaat van de directe omgeving
  • past het evenement bij de locatie
  • bestaat er gevaar voor de openbare orde, gezondheid en veiligheid
  • hindert het evenement het verkeer
  • bestaat er gevaar voor verontreiniging, aantasting van het uiterlijk van het dorp, schade aan openbare (groen)voorzieningen
  • geeft de organisator voldoende garantie voor een goed verloop van het evenement en
  • wordt schade aan het milieu zoveel mogelijk beperkt.

Vraag de vergunning in ieder geval 8 weken voor de start van het evenement aan. Komt uw aanvraag minder dan 8 weken voor de aanvang van het evenement bij de gemeente binnen? Dan kan de gemeente besluiten uw aanvraag niet te behandelen. Dit geldt ook voor aanvragen zonder bijlagen of voor aanvragen die niet volledig zijn ingevuld.

De gemeente hanteert 3 categorieën:

  • regulier/geen risico-evenement
  • middelgroot evenement (aandacht evenement, categorie B)
  • groot evenement (risico-evenement, categorie C).

De kosten voor een evenementenvergunning zijn:

  • eenmalig evenement (geen risico): € 196,55
  • terugkerend evenement (geen risico), voor meer jaren: € 344,30
  • eenmalig middelgroot evenement (categorie B): € 365,15
  • terugkerend middelgroot evenement (categorie B): € 639,25
  • eenmalig groot evenement (categorie C): € 4200
  • bestaand groot evenement (categorie C): € 8000

Precariobelasting voor evenement op gemeentegrond

U betaalt soms ook precariobelasting als uw evenement op gemeentegrond staat. U krijgt daarvoor een aparte nota. Voor een evenement op eigen grond moet u wel een vergunning aanvragen, maar u hoeft hiervoor geen precariobelasting te betalen.

Precariobelasting (GBKZ.nl)

Stuur het formulier inclusief alle bijlagen minimaal 8 weken voor aanvang van het evenement op. Lukt dit niet? Dan kunnen we de aanvraag niet in behandeling nemen.

Bij uw aanvraag moet u een aantal documenten uploaden (.pdf, .jpg/.jpeg of .doc/.docx met een maximale grootte van 10 MB per document):

  • Een draaiboek van het evenement met daarin: de locatie, data, tijden, en alles wat u nodig heeft voor het evenement. Dus ook alle informatie die niet op dit formulier vermeld staat. 
  • Overzichtstekening op schaal met daarop:
    – de afmetingen van het terrein
    – de plaats van de in- en uitgangen
    – aanrijroutes voor de hulpverlenende diensten
    – openbaarvervoerlijnen en haltes Zandvoort/0220 7
    – de locatie van alle activiteiten en voorwerpen zoals kramen, terrassen, podia, tribunes, tenten
    – de afmetingen van alle voorwerpen
    – de locatie waar afzettingen of hekken van straten en wegen moeten komen
    – verkeersmaatregelen (borden, afzettingen en inzet verkeersregelaars), als er geen verkeersplan nodig is.
    Let op: de overzichtstekening moet ook voldoen aan de voorschriften in het Besluit brandveiligheid en basishulpverlening overige plaatsen (zoek.officielebekendmakingen.nl/stb-2017-373.html).

De volgende documenten hoeft u niet altijd mee te sturen. Het hangt af van de activiteiten tijdens het evenement:

  • Constructiegegevens van bouwsels. De constructie berekeningen moeten voldoen aan de COBc richtlijn ‘Constructieve toetsingscriteria Evenementen’
  • Verkeersplan
    Moet u de weg geheel of gedeeltelijk afzetten en zijn er omleidingsroutes nodig? Dan moet u in een verkeersplan duidelijk aangeven op welke wijze en met welke middelen u de veiligheid van het verkeer waarborgt. In het verkeersplan geeft u onder andere aan waar u hekken of borden plaatst en hoe omleidingsroutes lopen. Heeft u geen omleidingsroutes dan mag u de verkeersmaatregelen (borden, afzettingen en inzet verkeersregelaars) in de situatieschets intekenen.
  • Overige plannen
    Bij grotere evenementen moet u een veiligheids-, calamiteiten- en/of milieuplan indienen.
  • Toestemming provincie bij vuurwerk. Als u vuurwerk wilt afsteken, moet u bekijken of het een effect heeft op de omgeving. Hiervoor is het belangrijk om te weten wat de afstand is van de locatie waar het vuurwerk wordt afgestoken tot het dichtstbijzijnde Natura 2000-gebied of beschermde natuurmonument. U kunt een vergunning aanvragen bij de Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied. Lees meer over  vuurwerk of mail uw vraag naar vuurwerkteam@odnzkg.nl.

Organiseert u een evenement? Dan moet u dit aanmelden in het jaar voorafgaand aan het evenement. Bijvoorbeeld een evenement in 2022 meldt u aan vóór 21 oktober 2021.

Het op tijd aanmelden is noodzakelijk voor alle evenementen. Het gaat om evenementen in zowel gebouwen als op de openbare weg.

Het is belangrijk op tijd inzicht te hebben in het aantal evenementen. Deze vragen namelijk inzet en capaciteit van politie, brandweer en GHOR (Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio). Als bekend is welke evenementen zijn aangevraagd, kan vooraf worden ingespeeld op piekperiodes.

Aanmelden

U gebruikt hiervoor een speciaal aanmeldingsformulier. De bij de gemeente bekende organisaties krijgen dit formulier in september toegestuurd. U kunt het meldingsformulier ook aanvragen door een e-mail te sturen naar evenementencommissie@zandvoort.nl.

Stuur het volledig ingevulde formulier vóór 21 oktober 2021 via e-mail naar evenementencommissie@zandvoort.nl of per post aan:

Gemeente Haarlem
ECDW - afdeling Evenementen
Postbus 511
2003 PB Haarlem

Wilt u een evenement organiseren rondom de Formule 1? Dan kunt u dit melden via formule1@zandvoort.nl

Na uw aanmelding

  • Alle aanmeldingen worden regionaal beoordeeld. Er wordt onder andere gekeken naar samenloop van evenementen. Vervolgens worden goedgekeurde evenementen opgenomen in de regionale evenementenkalender. De definitieve evenementenkalender wordt vastgesteld aan het eind van het jaar. Dan hoort u of uw evenement op de door u beoogde datum kan plaatsvinden.
  • Een evenement dat is aangemeld op een bepaalde datum of data, mag in beginsel niet meer wijzigen.
  • Als uw evenement is opgenomen op de kalender, houdt dat echter niet automatisch in dat daar ook een evenementenvergunning voor kan worden afgegeven. Een evenement vindt definitief plaats als daarvoor naast de aanmelding ook een vergunning is aangevraagd én afgegeven door gemeente Zandvoort.
  • Het aanvraagproces voor de vergunning, de termijnen die gelden voor het indienen en het behandelen van de aanvraag en het beleid hiervoor, staan beschreven in het evenementenbeleid van gemeente Zandvoort.

Uw aanvraag wordt getoetst aan de geldende regelgeving (APV). Daarna volgt een besluit.

Bij een positief besluit krijgt u een vergunning. U moet zich houden aan de voorwaarden die genoemd zijn in de vergunning. Voorafgaand aan een negatief besluit neemt de gemeente contact met u op. U krijgt dan de mogelijkheid om in een zienswijze aan te geven met welke punten u het wel of niet eens bent en waarom. Deze punten kan de gemeente dan meenemen in het definitieve besluit.

Algemeen Plaatselijke Verordening Zandvoort

Parkeren

Op veel locaties is een dag- of weekkaart nodig. Deze is alleen aan te vragen bij de centrale balie van het Gemeentehuis, Swaluëstraat 2 in Zandvoort tussen 8.30 en 12.30 uur. U krijgt de parkeerkaart direct mee. Voor een dag- of weekkaart betaalt u kosten.

Lees meer op de pagina Parkeervergunning bedrijven

Voor vrachtwagens langer dan 6 meter en/of hoger dan 2,4 meter is een aparte parkeerontheffing nodig om te mogen parkeren op gewone parkeerplaatsen. Voor deze ontheffing moet u betalen.

Lees meer op de pagina Groot voertuig op de weg parkeren

Gebruiksmelding brandveiligheid

Naast een evenementenvergunning is voor evenementen het 'Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening openbare plaats' van toepassing. In dit besluit zijn brandveiligheidsvoorschriften opgenomen voor gebruik van een plaats in de openbare ruimte. Deze voorschriften gelden voor elk evenement.

Misschien moet u een gebruiksmelding doen. Dit geldt bijvoorbeeld voor ruimtes (zoals tenten, podia en tribunes) die bestemd zijn voor meer dan 150 personen. Of als u de brandveiligheid op een andere manier regelt dan het besluit voorschrijft.

Meldingsformulier brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (formulier Rijksoverheid, pdf)

Deze melding wordt beoordeeld door de omgevingsdienst IJmond. Het ingevulde formulier kunt u mailen naar wabo@odijmond.nl of sturen naar:

Omgevingsdienst IJmond
Postbus 325
1940 AH Beverwijk

Tapontheffing

U vraagt een tapontheffing zwak alcoholische dranken aan als u alcohol (bier en wijn) wilt schenken en verkopen bij een evenement. Hieraan zijn kosten verbonden.

Tapontheffing

Er zijn verschillende verhuurbedrijven waarbij u hekken, verkeersborden en andere materialen kunt huren. Aan het bezorgen en het huren zijn kosten verbonden.

De evenementencoördinator is mevrouw I. Keur. U kunt haar bereiken via i.keur@zandvoort.nl of 023 511 5610.

Heeft u de informatie die u zocht niet op deze pagina gevonden? Stel uw vraag dan via het online Informatieformulier vergunningen, ontheffingen en meldingen. U kunt inloggen met DigiD of eHerkenning.

Wilt u documenten uploaden? U kunt .pdf, .jpg/.jpeg of .doc/.docx uploaden met een maximale grootte van 10 MB per document.

Als we het formulier hebben ontvangen, nemen we binnen 10 werkdagen contact met u op.