Evenementenvergunning

Als u een evenement wilt organiseren op een openbaar terrein, dan heeft u vaak een evenementenvergunning nodig. De evenementenvergunning vraagt u schriftelijk en in ieder geval 8 weken voor aanvang van het evenement aan. Voor meer informatie kunt u bellen naar telefoonnummer 14 023.

Organiseert u een evenement in Zandvoort? Dan moet u dit eerst melden in oktober van het jaar voorafgaand aan het jaar waarin u het evenement houdt. Lees meer onder Aanmelden evenement.

Wilt u meer weten voordat u de vergunning aanvraagt? Kijk onder het kopje Informatieverzoek vooraf.

Wilt u een voor Zandvoort 'nieuw' evenement organiseren en heeft u een evenementenvergunning nodig? Voordat u de vergunning aanvraagt, moet u overleggen met de evenementencoördinator. Voor Zandvoort is dit mevrouw I. Keur. U kunt met haar een afspraak maken via i.keur@zandvoort.nl of  023 511 5610.

Evenementenvergunning aanvragen

U vraagt een vergunning aan als uw evenement niet valt onder de voorwaarden voor het melden van een klein evenement. Een particuliere markt is geen evenement. Hiervoor moet u een particuliere marktvergunning aanvragen.

Bij het beoordelen van uw aanvraag evenementenvergunning let de gemeente op de volgende punten:

  • de ruimte en tijd die het evenement innemen en de mogelijke inzet van hulpdiensten
  • het verwachte aantal bezoekers
  • effect op het woonleefklimaat van de directe omgeving
  • past het evenement bij de locatie
  • bestaat er gevaar voor de openbare orde, gezondheid en veiligheid
  • hindert het evenement het verkeer
  • bestaat er gevaar voor verontreiniging, aantasting van het uiterlijk van het dorp, schade aan openbare (groen)voorzieningen
  • geeft de organisator voldoende garantie voor een goed verloop van het evenement en
  • wordt schade aan het milieu zoveel mogelijk beperkt.

Vraag de vergunning in ieder geval 8 weken voor de start van het evenement aan. Komt uw aanvraag minder dan 8 weken voor de aanvang van het evenement bij de gemeente binnen? Dan kan de gemeente besluiten uw aanvraag niet te behandelen. Dit geldt ook voor aanvragen zonder bijlagen of voor aanvragen die niet volledig zijn ingevuld.

De gemeente hanteert 3 categorieën

  • groot evenement (risico-evenement, categorie III)
  • middelgroot evenement (aandachts-evenement, categorie II)
  • en een klein evenement (regulier/geen risico-evenement, categorie I).

De kosten voor een evenementenvergunning zijn:

  • eenmalig klein evenement (categorie I): € 108,50
  • terugkerend klein evenement (categorie I): € 189,90
  • eenmalig middelgroot evenement (categorie II): € 188,15
  • terugkerend middelgroot evenement (categorie II): € 329,60
  • eenmalig groot evenement (categorie III): € 349,55
  • bestaand groot evenement (categorie III): € 611,90

Op het formulier staat een overzicht van de gegevens die u moet aanleveren. Houd er rekening mee dat u in ieder geval een situatietekening en draaiboeken moet inleveren. Bij de situatietekening moet u ook rekening houden met eisen voor brandveiligheid (zie kopje 'Mogelijke bijbehorende vergunningen').

Organiseert u een evenement? Dan moet u dit aanmelden in het jaar voorafgaand aan het evenement. Een evenement in 2020 meldt u aan vóór 21 oktober 2019.

Het tijdig aanmelden is noodzakelijk voor evenementen. Het gaat om evenementen in zowel gebouwen als op de openbare weg.

Het is belangrijk op tijd inzicht te hebben in het aantal evenementen. Deze vragen namelijk inzet en capaciteit van politie, brandweer en GHOR (Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio). Als bekend is welke evenementen zijn aangevraagd, kan vooraf worden ingespeeld op piekperiodes.

Aanmelden

Alle evenementen die gepland zijn voor 2020 moeten vóór 21 oktober 2019 zijn aangemeld bij de gemeente Zandvoort. U gebruikt hiervoor een speciaal aanmeldingsformulier. De bij de gemeente bekende organisaties krijgen dit formulier in september toegestuurd. U kunt het meldingsformulier ook aanvragen door een e-mail te sturen naar evenementencommissie@zandvoort.nl.

Stuur het volledig ingevulde formulier vóór 21 oktober 2019 via e-mail naar evenementencommissie@zandvoort.nl of per post aan:

Gemeente Haarlem
EDCW - afdeling Evenementen
2003 PB Haarlem

Wilt u een evenement organiseren rondom de Formule 1? Dan kunt u dit melden via formule1@zandvoort.nl

Na uw aanmelding

  • Alle aanmeldingen worden regionaal beoordeeld. Er wordt onder andere gekeken naar samenloop van evenementen. Vervolgens worden goedgekeurde evenementen opgenomen in de regionale evenementenkalender. De definitieve evenementenkalender wordt vastgesteld aan het eind van het jaar. Dan hoort u of uw evenement op de door u beoogde datum kan plaatsvinden.
  • Een evenement dat is aangemeld op een bepaalde datum of data, mag in beginsel niet meer wijzigen.
  • Als uw evenement is opgenomen op de kalender, houdt dat echter niet automatisch in dat daar ook een evenementenvergunning voor kan worden afgegeven. Een evenement vindt definitief plaats als daarvoor naast de aanmelding ook een vergunning is aangevraagd én afgegeven door gemeente Zandvoort.
  • Het aanvraagproces voor de vergunning, de termijnen die gelden voor het indienen en het behandelen van de aanvraag en het beleid hiervoor, staan beschreven in het evenementenbeleid van gemeente Zandvoort.

Uw aanvraag wordt getoetst aan de geldende regelgeving (APV). Daarna volgt een besluit.

Bij een positief besluit krijgt u een vergunning. U moet zich houden aan de voorwaarden die genoemd zijn in de vergunning. Voorafgaand aan een negatief besluit neemt de gemeente contact met u op. U krijgt dan de mogelijkheid om in een zienswijze aan te geven met welke punten u het wel of niet eens bent en waarom. Deze punten kan de gemeente dan meenemen in het definitieve besluit.

Algemeen Plaatselijke Verordening Zandvoort

Parkeren

Op veel locaties is ook een parkeerontheffing nodig (Dag- of weekkaart). Maak voor een ontheffing een afspraak bij de centrale balie van het Gemeentehuis, Swaluëstraat 2 in Zandvoort. Een afspraak maken kan telefonisch tussen 8.30 en 12.30 uur via 14 023 of aan de receptie in de centrale hal. U krijgt de parkeerontheffing(en) direct mee.

Voor vrachtwagens langer dan 6 meter en/of hoger dan 2,4 meter is een aparte parkeerontheffing nodig om te mogen parkeren op gewone parkeerplaatsen.

Aan deze parkeervergunning zijn kosten verbonden.

Gebruiksmelding brandveiligheid

Naast een evenementenvergunning is voor evenementen het 'Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening openbare plaats' van toepassing. In dit besluit zijn brandveiligheidsvoorschriften opgenomen voor gebruik van een plaats in de openbare ruimte. Deze voorschriften gelden voor elk evenement.

Misschien moet u een gebruiksmelding doen. Dit geldt bijvoorbeeld voor ruimtes (zoals tenten, podia en tribunes) die bestemd zijn voor meer dan 150 personen. Of als u de brandveiligheid op een andere manier regelt dan het besluit voorschrijft.

Meldingsformulier brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (formulier Rijksoverheid, pdf)

Deze melding wordt beoordeeld door de omgevingsdienst IJmond. Het ingevulde formulier kunt u mailen naar wabo@odijmond.nl of sturen naar:

Omgevingsdienst IJmond
Postbus 325
1940 AH Beverwijk

Tapontheffing

U vraagt een tapontheffing zwak alcoholische dranken aan als u alcohol (bier en wijn) wilt schenken en verkopen bij een evenement. Hieraan zijn kosten verbonden.

Tapontheffing

In mei van 2020 wordt de Dutch Grand Prix op het circuit in Zandvoort verreden. Wilt u tijdens dit race-evenement in het dorp een side-event organiseren? Lees dan meer op Formule 1 terug naar Zandvoort, bij de veelgestelde vragen; https://www.zandvoort.nl/formule1/veelgestelde-vragen/

Wilt u in mei 2020 een evenement organiseren? Een evenement dat niet gerelateerd is aan de Dutch Grand Prix? Voor en tijdens het weekend van de Dutch Grand Prix zijn er in principe geen andere evenementen toegestaan in Zandvoort.

Er zijn verschillende verhuurbedrijven waarbij u hekken, verkeersborden en andere materialen kunt huren. Aan het bezorgen en het huren zijn kosten verbonden.

De evenementencoördinator is mevrouw I. Keur. U kunt haar bereiken via i.keur@zandvoort.nl of 023 511 5610.